En teoría un sistema CRM es capaz de reducir la carga de trabajo del equipo de ventas y los departamentos de marketing o atención al cliente. En la práctica, quizás se haya estado cargando toda la información en la misma aplicación CRM durante 5 o más años, lo que ha podido ralentizar el crecimiento de la compañía. La plataforma CRM quizás haya sido útil cuando se implementó por primera vez, lo cual significa que quizás esté demasiado desactualizada como para cubrir las necesidades actuales o las del futuro de la empresa. Pero ¿cuándo y cómo sabemos que ya ha llegado el momento de actualizar la herramienta CRM?

¿Cuándo implementó su solución CRM?

Si no se conoce la respuesta a esto sin pensar, quizás esté trabajando con una solución CRM demasiado antigua para dar soporte a las necesidades futuras del negocio. Dejar de utilizar un sistema legacy puede ser una transición difícil, ya que generalmente se experimenta una fuerte resistencia por parte de los usuarios que no quieren aprender a utilizar un nuevo sistema. Sin embargo, al actualizar se ganan un conjunto de ampliadas funciones y una mejor escalabilidad.

Necesitará actualizar su solución CRM si su empresa se ve forzada a mantener unos procesos obsoletos sólo por soportar la herramienta. Una actualización no solo da acceso a más funcionalidades, sino también es capaz de mejorar la seguridad digital de toda la organización.

¿Cuántas aplicaciones se están utilizando para mantener la solución CRM?

Otro de los problemas asociados a tener una solución de CRM insuficiente es la gran diferencia de funcionalidad. Algunas funcionalidades no eran tan comunes ni estaban disponibles en el software hace 5 años pero hoy en día se han convertido en imprescindibles para el equipo de ventas y el departamento de marketing. El traslado hacia la nube y las soluciones de integración, impulsadas por el mundo del marketing moderno, agilizan el flujo de trabajo y mejoran la capacidad de compartir la información entre ventas, marketing y atención al cliente. Trabajar sin estas funcionalidades implica el desperdicio de varias horas de trabajo.

Se pueden poner parches a las soluciones CRM más antiguas con múltiples aplicaciones que realizan una o más funciones disponibles en las aplicaciones CRM modernas. Es importante mirar al conjunto de características del CRM actual combinados con aplicaciones adicionales para determinar si hace falta un proceso de trabajo más estructurado y racionalizado. No se tiene por qué empezar de cero cuando se realiza un cambio de solución CRM. Algunas aplicaciones se pueden integrar sin problema con el nuevo sistema, reduciendo la posible resistencia al cambio.

¿Crece con su negocio?

Las soluciones CRM más antiguas no son necesariamente insuficientes para la empresa, pero algunas no tienen la habilidad de adaptarse al crecimiento de la empresa. Una solución de CRM que no crece con la compañía es un pilar débil sobre el que crecer. Quizás no sea hoy pero, tarde o temprano, causará verdaderos quebraderos de cabeza con un problema de escalabilidad o una pesadilla con pérdidas de productividad.

Las soluciones de CRM interesan a varios departamentos en una empresa, por lo que se debe considerar con cuidado al tomar la decisión de actualizar. Por otro lado, es mejor tratar pequeños problemas antes de que estos hagan colapsar a toda la empresa. Un CRM efectivo une marketing, ventas y atención al cliente para que la información del consumidor pueda ser utilizada a lo largo de todo el proceso, previo o posterior, de ventas. Esto ayuda a crear un trabajo eficiente y mejora las relaciones del cliente con el paso del tiempo. Los sistemas más modernos tienen muchas más características para llevar la nueva realidad de las ventas conectadas y los departamentos de marketing.

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